创新档案管理，创建现代化档案室

档案是各项工作的真实记录，既能提供史料凭据，又能指导现实工作，为领导决策提供参考。如何更好地管理各项档案、便捷调阅关联资料，不仅成为新形势下的迫切需要，更对档案的优化管理提出现代化要求。大多数员工因忙碌于手头工作，却常常忽视了与工作同等重要的资料保管，即本文所述的档案管理。本篇将从如何创新优化档案管理、创建现代化档案室作文。

一、档案管理现状及问题

（一）档案室无专人管理

据了解，大多数信用社未配置档案室专职管理人员，基本为办公室人员兼职。由于兼职因素，档案管理人员被其他事务占据了大部分时间，导致档案整理的专业化流程得不到贯彻落实，调取档案的审批流程得不到完整执行，重要资料的专人专管得不到应有保障。档案无专人管理，一方面，是领导重视不够，没有把精力投放到档案管理中；另一方面，因资金配备不足，多数单位忽略了档案管理的重要性。

（二）档案制度流于形式

每个信用社均配置了统一的档案制度规范、档案管理流程、借阅审批办法等。但是，在档案的日常管理过程中，档案的整理、调阅、保管、销毁等环节多按习惯与偏好处理，没有按照档案的各项流程处理，档案制度形同虚设。

（三）档案硬件设施落后

因不受重视，档案室未达到硬件设施管理要求，许多年代久远的档案资料已受虫蛀等损坏。各地方档案局根据单位的管辖范围、类型、人数等划定了档案室硬件设施的等级要求，比如配备电子查阅系统、监控设备、扫描仪、空调、电扇、干燥剂、通风管、樟脑丸、防水装置等等，但由于财力、物力等因素，目前档案室的配备已严重落后。

（四）档案清理监管不严

信用社网点遍布乡镇，分支机构较多，档案种类繁多，包括人事档案、业务档案、综合档案、影音档案等。由于档案归集困难，加之无专业人员整理，有些联社将档案工作交由外请的档案管理人员执行基础工作。信用社成立于上世纪50年代，档案历时久远，坏损严重，超过保管年限的档案未及时进行清理。为方便销毁、清理，有些外请人员直接交给清洁人员处置，未严格执行档案销毁程序，给档案的信息泄露带来不必要的隐患。这些问题的出现，绝大多数是单位监管不力造成的，这不益于档案保管与监管，更易造成后期档案管理人员对档案室的随意性和不以为然。

（五）档案借阅纪律不明

档案室的重要工作是保证档案真实性与完整性，于是，档案的借阅便成了档案管理中极为重要的一环。目前而言，信用社常常为了查阅、借阅、调取资料的快捷方便，单人拿取档案室钥匙后自行翻阅、单独调取、带走备份等。这对于重要资料的监管是极为不利的，特别对金融机构的重要凭证管理、重要数据资料泄密、人事档案的流出等形成直接威胁。

二、优化档案管理的主要措施

（一）配置档案室人力，加大管理考核力度

众所周知，投入档案工作就意味着要默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作，不易引起大家的重视，工作效果难以立竿见影。笔者认为，加强档案管理的首要条件就是引起领导重视，为档案室配备专业人员，为信用社的档案工作制定方向、目标和规划,并协调各方面关系。

1.创新人力资源配置。一是对分支机构较多的信用社，如我联社（27家分社），可继续实行兼职模式，但必须定期或不定期地请档案局专业人员进行督查，对整理不到位、管理不善之处进行及时整改，对做得好的地方继续发扬。二是对分支机构少的信用社，如君山联社（9家分社），可聘请专业人员进行定期督查，但必须签订保密协议，以免泄露商业秘密而减弱市场竞争力。三是对无分支机构的单位，如市办事处，可结合以上两种办法进行选取。

2.加大管理考核力度。各信用社可根据每年地方档案局的检查通报情况、日常档案整理情况以及档案人员的制度流程执行情况等3方面进行考核打分，赏罚分明，引起全员对档案工作的重视和配合，不断激发档案工作人员的工作积极性，逐步夯实信用社档案管理的基础工作。

3.建议轮岗管理档案。档案室的工作是背后的、不为他人理解的，但整理过程可以培养一个人细致谨慎、思路清晰的品质，这对于做好信用社的各项工作都是大有裨益的。建议部分员工都能有机会轮岗接触档案室的工作，了解信用社的发展痕迹，理清农信社部室、岗位的分类设置。

（二）建立健全档案制度，创新规范档案管理

1.设立指导热线，深入调研，解决实际问题。各联社应设立档案管理的指导热线，热线电话可设在办公室或财务部，供联社与基层信用社进行手把手地指导。这不但可以让各网点独立完成归档工作,而且能较快地掌握文书处理、分类、整合等基本技能。同时，还要深入基层，调研档案管理存在的问题，对普遍存在的共性问题进行统一整改与指导，比如基础设施建设，可以向联社申请整修项目；对难以解决的问题，如历史遗留问题等，要尽力完善和早作打算。

2.转换管理机制，高效运行，创造应有效益。全省各地农信社正如火如荼地进行着农商行改革，档案管理机制应随着信用社管理机制的转变而创新，要善于从诸多不足中来不断进行完善。从单位管理效果来看，各种类型的档案应分部门管理，做到“分管一类、精通一类”，如人事档案，应由人力资源部负主要责任进行管理，并保管人事档案钥匙；业务档案，应由相关业务管理部门主要管理，考虑到其涉及单位业务经营等，还应形成自己的一套整理和保管体系；综合档案，应由办公室负责管理，同时兼顾其他类别档案的完好无缺，如影音资料等。从单位管理效益来看，无论查阅、调取何时何地何种档案资料，要做到“来龙去脉、一查便知”，而如何发挥档案室的这种利用价值，应从各部门的资料整合和保管着手，从各信用社的临柜登记簿、凭证、借据等资料归档做起，将有关联的档案资料串联起来，形成一条关联汇总的资料流水线。

3.创新管理制度，切实可行，适应当下形势。创新的实质是要从各网点的实际出发。信用社的大部分档案特别是业务资料分散在各分支机构，归档不规范、不统一、不齐全，档案利用率低，调取一手资料困难，这与当下快节奏、高质效的新发展形势是不匹配的。所以，档案管理的制度创新迫在眉睫，信用社应制定详细有效的制度条例，规范各类档案资料的整理与管理，明确档案工作的年度目标，明晰档案管理员的义务和责任，按月考核，年终评比，奖罚分明，从而调动档案管理人员的工作积极性。这样一来，有制度的约束和激励，有单位的重视和赏罚，档案管理人员就无理由不尽职尽责了。

（三）加快硬件设施建设，提高现代化管理水平

自办公系统实现了电子化、无纸化后，大大节省了人力、物力等成本，同时，也对档案的整理与管理提出了更高的要求。笔者认为，不妨借鉴大学图书馆的图书管理办法。一是加快基础设施建设，配备电子查阅系统、监控设备、扫描仪、空调、干燥剂、通风管、樟脑丸、防水装置等，以达到相应的设施配备要求。二是加速现代化管理水平，把过去单一的档案室转变为集档案、资料、影音、照片、信息、统计等为一体的“档案信息中心”，管理部门要通过档案电子系统管理来发挥“信息中心”的作用，让信用社及网点的档案系统形成资源共享的信息联合体。这不仅符合现代单位精干、高效的原则，还利于增强档案管理的自主性和灵活性。

（四）加强专业培训力度，创建一支专业队伍

目前来说,档案管理员的特点是任务多、工作杂、时间少，工作变化快,专业知识少，难以专心搞好归档工作。因此,有计划、有针对性地培养、建设一支高素质、现代化的档案队伍，不仅是当务之急，而且也是有条件做到的。笔者建议，信用社要组织辖内员工做统一、专业的培训，减少理论知识的介绍，着重基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法的知识普及，切实提高专业素养水平，让档案的重要性深入人心，让员工了解档案的各项整理流程，努力为档案使用者提供方便、快捷、优质、高效的服务,为领导决策提供参考。

（五）严明档案查阅纪律，防范档案缺失风险

如有档案遗失或缺损，则上述所有的归档、整理、保管、保密工作都将付诸东流，情况严重的，还将受到处分。所以，对档案的查阅、调取、备份等行为，必须严明纪律，严格执行审批流程。笔者建议，档案管理员应对档案的查阅内容等进行详细登记，建立一个专门的查阅登记簿，防范档案漏页、缺损、遗失等不良风险。