对提升办公室工作效能的几点思考

办公室是行社的综合办事机构，居于承上启下、协调左右的中枢位置，是服务领导、服务基层、服务群众的桥梁和纽带，也是展示行社形象的“窗口”。办公室工作效能的高低，工作质量的好坏直接影响着全行的各项工作，可谓“牵一发而动全身”。笔者以张家界农商银行为例，就如何提升办公室工作效能进行以下初略探讨。

一、主要作用

办公室作为各法人行社的头号部门，在党委决策、机关运行中发挥着举足轻重的作用，总体来说，可以称之为“五部”。一是司令部。在日常工作中，办公室总揽全局、协调各方，起着发号施令、上传下达、工作督导的重大作用，承担着协助党委、经营层更好地发挥领导和决策作用的重大职责。二是参谋部。为党委决策当参谋、出主意、献良策，也是衡量办公室工作水平的重要标志。办公室参谋作用体现在很多方面，如撰写调研报告、为领导提供文稿服务、收集整理各类信息等等，包括反馈情况信息、研究分析问题、提出工作建议，等等。三是督查部。督查工作非常重要，是保证党委、经营层重大决策能够落地、能够执行的关键环节。俗话说，“千忙万忙，不抓落实都是白忙”，实现预期工作目标任务，除了抓好部署安排，更要加强督促落实。四是宣传部。工作抓得好不好，是否有亮点，一靠实干，二靠宣传，除了及时总结工作中的先进做法、特色亮点及成效外，对外的硬性广告宣传也是重要手段，因此，办公室还是“吹鼓手”和“发言人”的角色。五是后勤部。办公室后勤服务保障是否有力，是全行各项工作高效运转的前提和关键。工作中如果没有好的后勤作保障，就难以正常运转。

二、现状分析

张家界农商行成立以来，党委对办公室的工作高度重视，在政策导向、人员配置、经费支持上都给予了较大倾斜，办公室充分发挥参谋辅政、统筹协调、督导检查作用，工作成效日益明显。但也还存在诸多不足，主要表现在以下几个方面：一是参谋服务不充分。办公室人员大多时间都是呆在办公室，跟基层接触、跟群众沟通较少，存在调研不充分，问题思考不深入，提出的参考建议不准确等问题。二是责任意识不够强。在日常办公室工作中，被动服务多，发挥主观能动性少。在工作态度方面，有些工作人员抱着“不求有功，但求无过”、“多做多错、少做少错，不做无错”的心态，影响了工作成效。三是创新意识不够浓。习惯于老思维想事、老套路干事、老办法管事，前怕狼后怕虎，工作中缺少创造性、能动性和突破性。四是人员力量较薄弱。办公室工作千头万绪，任务繁重，需要经常加班加点，但办公室工作人员紧张是各行处的“通病”，我行办公室能做文字工作的人只有2人，在当前综合信息任务、对外宣传任务较重的情况下，基本是超负荷工作。

这些问题存在的原因主要有：一是认识不高。办公室人员劳心费神，工作量大，撰写一篇材料常常是绞尽脑汁、反复思考、逐字推敲、认真校对，熬夜、加班是经常的事，有些人认为是苦差事，事做得多、职位升得慢，而往往忽视了办公室工作对人的历练和综合能力的提升作用。二是钻研不深。由于办公室平时工作业务量比较大，系统学习的时间较少，有的培训学习也不及时，致使部分文秘人员视野不开阔，理念更新慢，接受新鲜事物少，创新工作难。三是关心不够。在搭建学习培训、对外交流、提拔重用平台方面还不够多，导致办公室人员缺乏活力。

三、几点建议

1.在提升专业能力上下功夫。能力建设是提升办公室工作水平的核心。一要提升参谋能力，当好“智囊团”。文稿起草是办公室工作的主业，要牢固树立“以文立室”的理念，强化精品意识，严把政治关、文字关、质量关，坚持效率、质量、文风的统一，使文稿真正起到谋划全局、指导实践、推动工作的作用。调查研究最重要的是管用、实用，对解决实际问题、推进具体工作有实际意义，特别是对一些重要苗头性、倾向性问题，能提出合理化的对策措施、工作建议。二要提升协调能力，当好“立交桥”。要加强统筹协调，强化上下、左右沟通联系，确保上传下达准确无误，相互衔接快捷高效，确保重大活动、重要工作、重要事项有序运行、不打乱仗。严格执行好公文处理、值班值守、文电传输、指示传达、会务工作等方面制度，切实做到不压事、不误事、不漏事、不坏事。加强文件的审核、制发、传递工作，把好文件的政治关、法治关、政策关、文风关、保密关，确保各类文件的严肃性、统一性和权威性。要积极协助领导把好会议关、活动关，尽量精简会议，减少领导的应酬性活动，保证领导集中精力谋发展、解难题、抓落实、求实效。三要提升督查能力，当好“真钦差”。督查工作是抓落实的有效手段，要在推动党委决策部署贯彻落实上多做创新，做到突出督查重点、加大督查力度、创新督查方式，发挥好统筹协调和督促落实的职能，确保督查事项桩桩有着落、件件有答复、事事有结果。四要提升保障能力，当好“勤务兵”。要把优质服务贯穿于后勤工作的全过程，坚持高标准高质量，把规范程序与提高效率结合起来，把优化服务与加强管理结合起来，把厉行节约与注重实效结合起来，建立健全一套完整的规章制度，坚持用制度管人、管事和管物，提高后勤服务的质量和水平。始终坚持在服务机关方面不留盲区，切实抓好节约型机关建设，通过办好具体事务、加强后勤保障、做精对外接待来展示形象、创造环境。

2.在推进机制创新上下功夫。一要创新责任分解与考核激励机制。建立纵向的目标责任考核制度，切实把年度工作重点分解落实到位。要进一步优化考核细则，更好地体现价值导向，更好地听取服务对象的意见，更加注重工作实效，合理设定考核项目、考核分值和占比，引导各地、各部门主动履行职能、狠抓工作落实。二要创新内部分工合作机制。办公室工作纷繁复杂，要完成好各项任务，既要分工明确，各司其职；又要团结合作，互相配合，加强内部的统筹协调，真正做到统筹合作，实现共赢。三要创新任务阶段化工作机制。把目标管理和过程管理结合起来，既要确定年度总的目标任务，又要按季度、甚至月度来分解工作，排出整体时间表、路线图，明确每一个阶段的工作任务和完成工作的时间节点，使目标更加明确、操作性更强、成效也更加显现。

3.在加强作风转变上下功夫。一要改进文风会风。要精简各类文件简报，严格控制会议数量、规模和规格，大力提倡开短会、讲短话，并积极利用现代通信技术手段提高办文开会的质量和效率，确保领导干部和中层骨干从“文山会海”和一般性事务中摆脱出来，集中精力谋大事、抓大事，同时给基层留出更多的时间抓好各项工作的贯彻落实。二要实施精细化服务。积极做好“精、准、细、严”四篇文章：“精”，就是要精益求精，追求工作最好、最佳、最优化。“准”，就是要准确无误，指示传达、执行、汇报要准确，工作衔接要准确。“细”就是要严谨细致，要求操作细化、管理细化和执行细化，确保万无一失。“严”，就是要严格执行，坚持标准，严格监管，严格控制偏差。三要提高工作效率。办公室任务重，时间要求高，容不得半点拖拉，要强化雷厉风行的效率意识，切实做到今日事今日毕，特别是在上报材料、重要文件传递、紧急信息报送上，尤其要强调时间概念，确保党委工作的高效运转。

4.在提升队伍素质上下功夫。办公室要抓好工作落实，提高工作科学化水平，关键是要不断加强自身建设，努力造就一支高素质的干部队伍。一要更加重视办公室工作。要在人财物等方面给予特殊关心和重视，以充分发挥办公室的核心作用。全力保障经费，对办公室特殊岗位，应给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。二要优化队伍整体结构。要加强对办公室人员的培养，建立办公室文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，改进和完善办公室选人用人机制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。要实行轮岗换岗，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作锻炼。通过在办公室的锻炼和磨炼，使文秘人才成为统筹全局、发展事业、引领发展的专门人才。三要搭建多途径的成长平台。要更加关心办公室人员的成长进步，鼓励和支持他们参加学习培训和实践锻炼，为干事创业提供平台、创造条件。要坚持正确的用人导向，公开公平公正地选拔任用干部，努力使想干事的有机会、能干事的有舞台、干成事的有地位。要加大办公室人员提拔任用力度，在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员到更高的平台上发挥作用。